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メールを書く時には、まず、「誰に書くのか」を意識するのが第一歩です。
相手が誰かによって、使うべき言葉も、伝えるべき情報も、話の構成の仕方も
違ってくるからです。

同じ話をしても、相手によって受け取り方が違ったり、そもそも話が
通じなかったりしますよね。相手によって理解できる言葉も知りたい情報も違います。

想像してください。
電話や手紙、日常会話もそうだと思います。
相手によって話し方や対応の仕方を変えるように
メールも「相手が誰なのか」ということを考えるところから始まります。

・ポイント
a.どこの会社につとめ、同じ業界か否か
b. 新規の取引先か既存のお客様か、職場の上司か同僚か
c. 相手の視点に立って考えてみる
まずは相手の顔を頭の中に思い浮かべ、その相手が理解できる言葉
知りたい情報、受け入れやすい話の構成、文章表現を考えていけばいいだけです。

用事や確認があって自分から送る場合は、一往復半のやりとりで終わる
メールを書くことを意識しましょう。
また、返信する側でも、やりとりを少なくするための工夫ができます。

なぜ一往復半なのか
自分から相手へ、質問・確認・依頼をする
↓
相手から自分へ回答が来る
↓
自分から相手へ、お礼・確認する(終了)

相手からの返信で自分の用事は済むかもしれない
しかし、回答を送った相手は「自分の返信は届いているのか」
「あの回答で良かったのだろうか」と不安になってしまいます。

なので、回答をしてくれたことへのお礼と確認の意味を込めて
こちらからの最後のメールを送るようにしましょう。

・ポイント
a,最初にメールを送った側がやり取りを終わらせるのがビジネスマナー
b,忙しい人にとっては「効率的」やり取りが必要最小限というのも重要
c,「効率的」かつ「双方とも気持ちよくやり取りできる」が理想的な回数です。

あなたはメールを送るとき、いつ返事が来ることを期待しますか？
おそらく、翌日には返信があるだろうと期待するのではないでしょうか。
日本の多くのビジネスパーソンも同様です。遅くとも、受信した翌日（翌営業日）
までに、できれば24時間以内に何らかの返信をしましょう。

メールは次から次へとやってくるものです。
返信していないメールが溜まっていくのは、それだけ仕事が溜まっていくということ。
自分の仕事をためないためにも1つ1つメールに対して早く返信して処理を終わらせていくことを心がけます。

・ポイント
a,YESかNOかなど、回答が簡単な場合
原則、即返信です。悩まず簡単に返信できることは、あと回しにせずすぐに対応を終わらせます。

b,回答に調査や検討が必要な場合
回答を整理して、翌日までに返信しましょう。
翌日までに回答がまとまらなそうなら、受信した旨と回答できる目安の期限を伝えるメールをすぐに送信。そのうえで、伝えた期限までに正式な回答メールを送ります。

c,相手が回答期限を書いている場合
回答期限に関わらず、すぐに回答できるなら即返信。
時間がかかる場合は、受信した旨と期限内に回答する旨の返信をすぐにして、
遅くとも期限までに正式な回答メールを送ります。

返信があるだけで相手がちゃんと受信していること、
回答をいつまでにもらえるのかということが送信者側に伝わります。

受け取ったメールの文字が意味不明の記号などに置き換わっていたことありませんか？
これは「文字化け」と呼ばれる症状です。
OSやメールソフトなどの進化により、以前に比べると起こりにくくなっていますが、
状況によっては起こり得るので注意が必要です。

〇代表的な機種依存文字
・丸囲み数字、文字：①②
・ローマ数字：Ⅰ Ⅱ Ⅲ Ⅳ Ⅴ
・単位：㎝　㎏　㍑
・省略文字：Ｎｏ. ℡ ㈱ ㈹
・半角カタカナ：ァィゥ

1-5【送信者名で「どこ」の「誰」か伝える】